System do zarządzania firmą. Jaki wybrać?
Wielu z nas prowadząc działalność gospodarczą dochodzi do momentu, gdzie zaczynamy tracić panowanie nad firmą. Do pewnego momentu, gdy zadań jest mało i są one mało skomplikowane można je przechowywać w pamięci, mailach i zapisywać na kartkach. Problem pojawia się, gdy zadań i zamówień jest coraz więcej. Jak nad tym wszystkim zapanować?
Co się zmieni po wprowadzeniu systemów do zarządzania firmą?
Kiedy firma jest dobrze zorganizowana, możesz w pełni cieszyć się z bycia przedsiębiorcą. Po pierwsze dobra organizacja to dobre samopoczucie, mniej stresów. Po drugie więcej wolnego czasu, który możesz poświęcić zarówno na rozwijanie firmy, jak też na rodzinę i przyjaciół czy rozwijanie pasji. Po trzecie, to oszczędność pieniędzy. Twoja firma jest sprawniejsza, bardziej efektywna, pojawia się mniej błędów i nieporozumień. Również klienci chętniej wybierają firmy dobrze zorganizowane, co oznacza nic innego, jak przewagę nad konkurencją.
Innymi słowy, dobry system do zarządzania firmą powinien zapewnić:
- Mniej stresu i nerwów.
- Oszczędność czasu.
- Większe przychody.
- Zadowolonych klientów.
Systemy do zarządzania firmą.
Pierwszą grupą są rozbudowane systemy typu ERP, które pomagają zarządzać dowolnym niemal procesem. ERP wybierają przeważnie duże firmy, ze względu na bardzo rozbudowane potrzeby. Wadami tego typu oprogramowania są wysokie koszty wdrożenia i obsługi, skomplikowana obsługa wymagająca szkoleń personelu, konieczność zatrudnienia informatyków do ich obsługi i nadzorowania. Wprowadzają one też pewnego rodzaju biurokrację, która nie wszystkim może się spodobać. Najgorszą wadą jest jednak duże ryzyko niepowodzenia. Badania wskazują, że nawet 50% wdrożeń ERP kończy się porażką. Znaczna część wdrożeń nie spełnia też pierwotnych założeń i oczekiwań. Ale jeżeli masz dużą firmę i bardzo skomplikowane procesy, ERP jest jedyną alternatywą.
Druga grupą są mniejsze systemy zarządzania i realizacji konkretnych zadań. Stosowane są zarówno w dużych korporacjach, jak też całkiem małych firmach. Istnieje na rynku wiele takich systemów, np. do fakturowania i prowadzenia magazynu, wsparcia sprzedaży, komunikacji wewnątrz firmy, zarządzania zadaniami i zamówieniami. Są też systemy dedykowane konkretnym branżom, np. zakładu fryzjerskiego, mechanika, studia tańca. Wybór jest naprawdę ogromny. Mają one mniej funkcjonalności, ale dzięki temu są znacznie prostsze w obsłudze. Kosztują też ułamek tego, co systemy ERP i często oferowane są w pakietach abonamentowych, więc koszt ich obsługi jest niewielki. Często oferują też darmowe okresy próbne, dzięki czemu unikamy ryzyka niepowodzenia wdrożenia. Wadą jest oczywiście mniejsza funkcjonalność. Innymi słowy w ramach jednego systemu nie mamy wszystkiego, co sobie wymarzymy. Ale współczesne aplikacje bardzo często integrują się między sobą i wymieniają informacjami. Bez problemu możesz więc używać 3-4 systemów w jednej firmie i łącznie będą one równie skuteczne jak ERP. Zresztą w wielu dużych firmach posiadających ERP, poszczególne działy korzystają też z innych, mniejszych systemów.
System do zarządzania firmą. Czy potrzebujesz go w swojej firmie?
Koszty pracy rosną nieustannie, konkurencja depcze nam po piętach, jesteśmy pod ciągła presją cenową ze strony klientów. Musimy efektywniej zarządzać, aby przetrwać w zmieniającym się rzeczywistości. Tak więc, wybór należy do ciebie. Najważniejsze to zacząć wprowadzać zmiany na lepsze w swojej firmie już dziś.