System do zarządzania firmą.

Poznaj sprawdzone w praktyce systemy, które odmienią twoją firmę na zawsze.

Na co dzień zarządzam małą agencją reklamową. Chociaż osobom z zewnątrz wydaje się, że to prosta praca, w rzeczywistości tak nie jest. Każde zamówienie trzeba skonsultować z klientem, wycenić, zaprojektować, wyprodukować lub nadzorować realizację, rozliczyć. Duża liczba rozciągniętych w czasie zadań i zleceń stwarza warunki do popełniania błędów, możemy też coś przeoczyć. Brakuje też czasu na komunikację z klientami.

Z pomocą przychodzą tutaj różne systemy pomocne w zarządzaniu firmą. Opiszę tutaj trzy, które używamy w codziennej pracy.

ERPos – system do zarządzania zamówieniami i organizacją pracy.

Erposa używamy do zarządzania zamówieniami i organizacją pracy. Każde, nawet najmniejsze zamówienia klienta wprowadzamy do ERPos. Wygląda to jak publikacja posta w mediach społecznościowych. Później zostaje ono „wrzucone” na tablicę zadań. Dzięki temu widzimy, kto zajmuje się zamówieniem i na jakim jest etapie jego realizacja.

Bardzo fają funkcją są przyciski play/stop/done. Dzięki nim wszyscy widzą, nad czym pracują aktualnie ludzie w firmie. Jeżeli chcemy, to możemy zliczać czas realizacji poszczególnych etapów. Jest to przydatne przy rozliczaniu się z klientem za godziny pracy. Zliczanie czasu może też być przydatne przy pilnowaniu budżetu przewidzianego na realizację zadania. Takie dane możemy też wykorzystać przy kolejnych wycenach podobnych zamówień. Niby drobiazg, ale tak naprawdę to ważny temat.

Nasi klienci są mile zaskoczeni, kiedy dostają automatyczne powiadomienia o stanie realizacji zamówień. W ERPos, dla poszczególnych etapów realizacji, możemy ustawić automatyczną wysyłkę wiadomości e-mail. Na przykład, jeżeli zmienię status zadania na zrealizowane, klient otrzyma informację, że jego zamówienie jest już gotowe. Cała sztuczka polega tutaj na automatycznym zaciąganiu danych z zamówienia. Czyli nie muszę pisać maili ręcznie, system sam generuje wiadomość na podstawie wprowadzonych już danych zamówienia. Żeby uszczęśliwić klienta, wystarczy kliknąć przycisk „wyślij”.

System do zarządzania projektami Asana

Asanę stosujemy raczej do realizacji dużych projektów, niż mniejszych zamówień. Projekty są bardziej złożone, wymagające pracy zespołu ludzi przez dłuższy czas. Najpierw tworzymy projekt w formie listy i wyznaczamy tam poszczególne etapy. Następnie dodajemy ludzi odpowiedzialnych za ich realizację

Podobnie jak w ERPos, możemy zarządzać też zadaniami wizualnie w formie tablicy. Z tą różnicą, że w Asana obsługa do danego zadania jest przypisywana niejako od początku do końca realizacji. Może to być pewne ograniczenie. W ERPos za poszczególne etapy mogą być odpowiedzialne różne osoby/działy/zespoły, co daje większą elastyczność.

Bardzo dobrą funkcją Asana jest widok linii czasu. Oznacza to, że odrębne zadania w ramach projektu możemy sobie rozrysować w formie wykresu na linii czasu. Dzięki temu widzimy, kiedy ruszają i kończą się poszczególne etapy projektu i jakie są między nimi zależności. Jest to przydatna funkcja w skomplikowanych, rozłożonych w czasie projektach.

Slack – system do komunikacji wewnętrznej i nie tylko

Ostatnim systemem, który pomaga nam w ogarnięciu codziennego chaosu jest Slack. Jest to bardzo praktyczny i łatwy w obsłudze komunikator, dzięki czemu możemy szybciej i w bardziej nowoczesnej formie wymieniać informacje między sobą. Innymi słowy, zamiast wysyłać maile, możemy ze sobą czatować.

W Slacku możemy pisać wiadomości nie tylko konkretnym osobom, ale też tworzyć różne kanały. Dzięki temu całe zespoły mogą wymieniać informacje na dany temat. To jak wysyłanie e-maili do całej grupy osób, z tą różnicą, że wszystkie te maile są zebrane w jednym miejscu. Porządkuje to wiadomości i zachęca do komunikacji. Rezultat: im więcej ze sobą rozmawiamy, im więcej wątpliwości jest rozwiązywanych, tym lepsze są efekty naszej pracy. Wprawdzie ERPos i Asana też mają wbudowane komunikatory, ale dotyczą one bardziej konkretnych zadań, niż zwykłej komunikacji w firmie.

Najważniejsze to zmieniać swoja firmę na lepsze