Proste systemy do zarządzania, bez których nie może istnieć współczesna firma.
Zapewne zakładasz swoją działalność lub prowadzisz już biznes jakiś czas i szukasz nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią pracę twojej firmy. Na rynku dostępnych jest wiele ciekawych rozwiązań, które mogą rozwiązać nie jeden problem na jaki napotkasz podczas codziennej pracy. Poniżej prezentujemy proste systemy do zarządzania bez których naszym zdaniem nie może istnieć żadna współczesna firma.
Programy księgujące
Drukowana faktura to standard i chyba mijają już czasy, kiedy faktury wypisywano ręcznie na bloczku samokopiującym. Co więcej, klienci oczekują teraz coraz częściej dokumentów w wersji elektronicznej. Ale współczesna grupa programów księgujących nie służy jedynie do wystawiania faktur.
Co powinien zawierać program księgujący.
Dobry pakiet tego typu oprogramowania pomaga prowadzić niemal wszystkie procesy księgowe twojej firmy. Pomaga kontrolować finanse i nadzoruje płatności od klientów. Jeżeli klient opóźni się z płatnością system powiadomi cię o tym, może też wysłać automatyczne przypomnienie o płatności do klienta. Solidny pakiet księgowy powinien też mieć możliwość zarządzania magazynem czy tworzenia zestawień do biura rachunkowego czy urzędu skarbowego.
Programy księgujące. Na co uważać.
Jeżeli zastanawiasz się nad wyborem oprogramowania księgującego – najlepiej najpierw zapytaj o to swojej księgowej. Najlepiej jeżeli będziecie używać tego samego systemu, dzięki czemu pracownicy biura księgowego nie będą musieli przepisywać ręcznie wszystkich dokumentów jakie im dostarczasz.
Proste systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP)
Twoja firma to rodzaj organizacji, przypominającej tryby maszyny. Jeżeli jeden z trybów zawodzi, ma to katastrofalne skutki dla całości. Dla tego tak ważne jest, aby wszystkie procesy w twojej firmie były poukładane i aby każdy z pracowników wiedział co ma robić. Do tego właśnie służą systemy ERP. Dobrze, jeżeli system ERP pomaga też w komunikacji wewnątrz firmy. Dzięki dobrzej komunikacji między pracownikami minimalizujemy ryzyko błędów i nieporozumień, które często powodują opóźnienia i straty.
Jak wybrać system ERP.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań tego typu. Przy wyborze tego typu oprogramowania najlepiej kierować się kryteriami funkcje-cena-obsługa. Funkcje powinny być dopasowane do potrzeb firmy w danej chwili, ale musimy tutaj uważać, aby nie przesadzić z ich liczbą. System ERP ma automatyzować i upraszczać procesy w firmie. Jeżeli będzie on zbyt rozbudowany, może wytworzyć więcej procedur i biurokracji, co nawet utrudni działanie firmy. Poza tym pracownicy niechętnie będą używać i uczyć się takiego programu. Cena również może być zróżnicowana w zależności od „wielkości” takiego systemu. Ceny wahają się od kilku dolarów za użytkownika do nawet dziesiątków tysięcy za wdrożenie.
Systemy ERP. Na co uważać.
Ale uważaj! Coraz częściej słyszymy skargi przedsiębiorców, którzy wydali duże sumy pieniędzy na rozbudowane systemy ERP z setkami różnych funkcji a nikt z pracowników nie chce tych systemów obsługiwać. Przy wyborze takiego programu najlepiej pokaż dwa-trzy rozwiązania swoim pracownikom i zapytaj ich jakiego najchętniej by używali. Jeżeli to „najsłabsze ogniwo” jakim są szeregowi pracownicy, nie będą w stanie obsłużyć systemu, wydasz tylko niepotrzebnie pieniądze. Tylko proste systemy do zarządzania gwarantują bezproblemowe wdrożenie w każdej firmie.
Programy do zarządzania relacjami z klientami (CRM)
Klienci to skarb każdego przedsiębiorcy, dlatego warto o nich dbać. Pomogą nam w tym systemy CRM, które służą do zbierania i porządkowania informacji o klientach. Dzięki nim zrozumiesz, kim są twoi klienci, prześledzisz historię współpracy, zamówień. Co najważniejsze, pomogą ci one w utrzymaniu i pogłębianiu współpracy z kluczowymi klientami. Współczesne platformy mogą oferować również takie funkcje jak analityka biznesowa czy obsługa serwisowa klienta.
Czym sugerować się przy wyborze systemu CRM.
Wybór oprogramowania CRM jest bardzo duży, więc przy wyborze najlepiej sugerować się naszymi potrzebami w danym momencie. Dobrze, jeżeli taki system daje też możliwość rozbudowy o kolejne moduły, dzięki czemu nie będziemy musieli wdrażać innego systemu gdy nasze oczekiwania wzrosną. Łatwa obsługa i intuicyjność i powinny być standardem w nowoczesnym oprogramowaniu, więc unikaj jak ognia skomplikowanych i topornych rozwiązań.
Kombinacja nowoczesnego oprogramowania księgującego, systemów ERP oraz CRM sprawi, że twoja firma nabierze wiatru w żagle. Jeżeli wprowadzisz proste systemy do zarządzania w firmie, będziesz bardziej konkurencyjny na coraz bardziej ciasnym rynku. W dzisiejszych czasach nowoczesny park maszynowy i wykwalifikowani pracownicy to nie wszystko. Zarządzanie to też inwestycja, która może przynieść ci wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i pieniędzy związanych z marnotrawstwem zasobów. Jeżeli chcesz się rozwijać, musisz znaleźć chwilę czasu na usprawnienie zarządzania. W przeciwnym razie bardziej zwinna konkurencja może cię wyprzedzić w nieustannym wyścigu o udział w rynku.