ERPos. Zobacz jak BialPrint rozwiązał 80% problemów za pomocą prostego systemu.

BialPrint

Jedną z pierwszych firm, które zaczęły używać ERPosu była drukarnia wielkoformatowa BialPrint. Jest to dość prężna firma z Białegostoku, która nieustannie się rozwija, inwestuje w nowe maszyny i zatrudnia coraz więcej ludzi. BialPrint napotkał jednak na poważny problem. Ale nie uwierzycie, co to był za problem?

Problem

Otóż wraz z rozwojem firmy, co jest chyba jak najbardziej naturalne, pojawiło się coraz więcej klientów i zamówień. Pewnie powiecie mi, że każdy chciałby mieć taki problem. Ale tutaj sprawa była naprawdę poważna! Trzeba było obsłużyć kilkadziesiąt zamówień dziennie. Zamówienia te trafiały na różne działy i to jednocześnie, pracowali przy nich różni ludzie. Czasami prace były proste i schematyczne a czasami skomplikowane i niepowtarzalne. Do tego dochodzili zniecierpliwieni klienci, którzy chcieli wiedzieć co się dzieje z ich zamówieniem. Właściciele firmy i pracownicy obsługi musieli odbierać dziesiątki telefonów dziennie od klientów. Biegali po firmie szukając kto się czym w danej chwili zajmuje i na jakim etapie jest realizacja. Wydawało się, że nie da się zapanować nad tym bałaganem. Ale najgorsze było to, że stali klienci zaczęli się odwracać od firmy.

Poszukiwania systemu

Właściciele firmy już wcześniej rozglądali się za oprogramowaniem, które pomoże im w zarządzaniu firmą. Nie dość, że nic nie znaleźli, to jeszcze się zniechęcili, bo większość systemów była niesamowicie skomplikowana. Byli tak zajęci firmą, że nie było czasu dosłownie na nic – tym bardziej na szkolenia całej firmy z obsługi jakiegoś programu. Cóż, traf tak chciał, że BialPrint trafił do grupy testującej system ERPos. I się zaczęło…

ERPos – wdrożenie

Dla nas był to ciekawy przypadek. Bo wiedzieliśmy, że jeżeli uda nam się za pomocą ERPosa zapanować nad tą firmą, to uda nam się to niemal wszędzie. Zainstalowaliśmy system na wszystkich komputerach w firmie (przy okazji okazało się, że na żadnym z nich nie było włączonych aktualizacji – ze względów bezpieczeństwa warto to sprawdzić). Razem z właścicielem ustaliliśmy co i w jakiej kolejności jest wykonywane. Podzieliliśmy firmę na działy a działy na konkretne zadania. Do każdego zadania wyznaczyliśmy odpowiedzialnych pracowników. Żeby zmniejszyć liczbę telefonów od klientów, do wybranych zadań dołączyliśmy też automatycznie wysyłane powiadomienia. Przeszkolenie jednego pracownika trwało nie więcej niż 5 minut. I to wszystko. W marcu 2017 r. zapadła decyzja, że od dzisiaj BialPrint wszystkie zamówienia obsługuje wyłącznie za pomocą ERPosa. I to mimo tego, że wtedy był to jeszcze system bardzo niedoskonały. Wyobraźcie sobie, że za każdym razem wprowadzając nowe zamówienie, trzeba tyło włączać i wyłączać aplikację, bo nie działało odświeżanie. Ale rezultat przeszedł najśmielsze oczekiwania.

Co się udało osiągnąć dzięki ERPos

ERPos przedstawia procesy w firmie w formie kolorowych kloców. To pomaga „jednym rzutem oka” na prześledzenie co się dzieje z zadaniami w firmie. Skończyło się bieganie po firmie i szukanie na jakim etapie znajduje się ich realizacja.

Każdy z pracowników ma przydzielone zadania, więc wiemy czym się zajmują w danej chwili i w jakiej kolejności planują wykonywać kolejne. Pracownicy mimo oporów przy wdrażaniu (niewielkich, ale jednak) teraz o dziwo bardzo chętnie używają systemu. Widzą, że dzięki temu mogą planować sobie pracę samodzielnie. Wiedzą co mają robić i w jakiej kolejności. Zadania są opisane, więc nie ma nieporozumień. Szefowie też mniej ich denerwują, bo nie muszą za każdym razem raportować im co zrobili.

Poprawił się też przepływ informacji w firmie. Zadania są ponumerowane, wiemy jakim klientom są realizowane, w jakim czasie i na jakim etapie znajduje się ich realizacja. Każde zadanie ma podpiętą dokumentację, z której mogą korzystać wszyscy pracownicy. Możemy też odszukać wcześniej realizowane zadania. Zadania możemy też wydrukować w formie etykiety i dołączyć do zamówienia.

Dzięki automatycznym powiadomieniom, zmniejszyła się liczba telefonów od klientów. Klienci otrzymują teraz wiadomości e-mail i sms o stanie realizacji ich zamówień. Dzięki temu są pewni, że zamówienie jest realizowane i na jakim etapie jest. Jest to „niby” małe usprawnienie, ale skutecznie zatrzymało stałych klientów przy firmie. Właściciele usłyszeli wiele miłych słów i pochwał od klientów. To praktycznie przypieczętowało sukces wdrożenia ERPosa.

ERPos. Inne korzyści.

In addition to the practical benefits, there are also financial:
– efficiency and quality have increased
– there are less mistakes and losses associated with them
– customer service is less stressful and requires less time
– the number of new and returning customers has increased

Sukces systemu ERPos. Udało się!

W tej chwili BialPrint to zupełnie inna firma. Prowadzenie biznesu stało się prostsze i mniej stresujące. Wprawdzie właściciele mieli na początku znacznie większe wymagania odnośnie funkcji systemu. Okazało się jednak, że zasada Pareto  znalazła również tutaj swoje zastosowanie. Za pomocą dość prostego systemu udało się rozwiązać najważniejszą część problemów firmy. 20% nakładów rozwiązało 80% problemów.

Nazwa firmy w tekście została celowo zmieniona. Firma i jej historia jest 100% autentyczna.